Kooperation

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Kooperation

Die personelle Ausgangssituation eines EPU-Betriebs ist leicht umrissen – ein Mann, eine Frau und basta. Dies ist ja durchaus so gewollt.
Als Rechtform wird meist die eines Einzelunternehmens gewählt, Die Errichtung solch eines Unternehmens ist erheblich günstiger als zum Beispiel einer GmbH, und muss auch nicht in das Firmenbuch eingetragen werden. Entschließt sich der Unternehmer, die Unternehmerin, trotzdem zu einer Eintragung im Firmenbuch ist dies auf freiwilliger Basis. Dem Firmennamen wir dann das Kürzel "e.U." (eingetragenes Unternehmen) hinzugefügt.
Als Einzelunternehmen haben Sie natürlich auch kein ausgewiesenes Stammkapital, wie zum Beispiel eine GmbH, und somit natürlich auch eine Privathaftung für unternehmerische Schulden zu 100%.
Diese Vorzeichen machen Sie als Einzelkämpfer im Markt – ganz besonders in konjunkturell schwierigen Zeiten – nicht unbedingt attraktiver für Lieferanten und Kunden.
Ein weiterer Faktor erschwert das unternehmerische Leben, und somit die Planung desselben, erheblich – gleichzeitig auch Ihr größtes unternehmerisches Kapital neben Ihrem Know-How – Ihre Gesundheit. Natürlich ist Ihr fachliches Know-How die Basis Ihres Einkommens, aber nur dann umsetzbar, wenn Sie auch gesundheitlich fit sind. Bei gesundheitlichen Problemen leiden nicht nur Sie selbst, sondern vor allem auch Geschäftsbeziehungen – die Beziehung zu Ihrer Hausbank ist hier eingeschlossen.

Tipp: Wie in anderen Kapiteln dieses Buches bereits mehrmals angeführt: Ihre Hausbank muss auch Ihr Partner sein. Nichts kann schwieriger sein, als ein völlig distanziertes Verhältnis zum „Verwalter“ Ihrer Gelder – und Verbindlichkeiten – zu haben. Binden Sie daher Ihre Hausbank – besonders durch die regelmäßige Information mit Firmenunterlagen – ein.

Aus all diesen Aspekten heraus ist es nicht immer leicht als EPU sowohl an Lieferanten als auch an Kunden dauerhaft anzudocken. Weiters kommt noch ein Problem hinzu, das sich immer und immer wieder als „die“ Herausforderung schlechthin herausstellt: Es ist so viel zu tun und so wenig Zeit verfügbar.
Denn Sie sind als EPU

  • Einkaufsleiter
  • Verkaufsleiter
  • Rechtsabteilung
  • Buchhaltung/Verrechnung und Controlling
  • Kundenmanagement
  • Sekretariat und
  • Geschäftsführer

in einer Person. Es gibt vieles, was leichter zu managen ist.
Eine Kooperation, somit eine Zusammenarbeit, mit anderen Unternehmen ist ein langfristiger Ansatz, um das EPU-Dasein erheblich zu vereinfachen und vor allem langfristig auch weiterhin ein EPU bleiben zu können.

Wenn man nicht gerade selbst Bilanzbuchhalter ist, oder sich im BWL Studium unsterblich in die Haltung der Bücher und deren Auswertung verliebt hat, dann ist dies wohl eines der ersten Kerngebiete des Unternehmers für das ein Kooperationspartner mehr als willkommen ist. Dies ersetzt natürlich nicht die 100%-ige rechtliche Verantwortung für die Buchführung, welche immer bei Ihnen selbst liegt, soll Ihnen aber das unternehmerische Alltagsleben deutlich erleichtern.
Nun gibt es eine Fülle von Möglichkeiten, was Sie auslagern (also welche Tätigkeit im Rahmen der Buchführung) und vor allem an wen Sie es auslagern können.
Wir gehen einmal von einem klassischen EPU-Betrieb aus, der aufgrund seiner Größe, Umsätze und Rechtsform nur eine Einnahmen/Ausgaben Rechnung führen muss, in der „nur“ die tatsächlichen Zahlungsflüsse erfasst werden. Als Jahresabschluss wird eine Gewinn-und-Verlust Rechnung (kurz GuV) erstellt. Bilanz ist keine notwendig, zumindest vorerst nicht.

 

Welche Möglichkeiten gibt es?

Es stehen Ihnen nun folgende Partner am „Buchhaltungsmarkt“ zur Verfügung:

  • Bilanzbuchhalter nach BibuG (BilBH)
  • Buchhalter nach BibuG (BH)
  • Gewerbliche Buchhalter (GBH)
  • Selbstständige Buchhalter (SBH)
  • Steuerberater

Aber was macht wer, und vor allem, was darf wer?

Bilanzbuchhalter nach BibuG (BilBH)
Bilanzbuchhalter decken vor allem folgendes Leistungsspektrum ab:

  • Geschäftsbuchhaltung
  • Lohnverrechnung
  • Erstellen von Saldenlisten
  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
  • Bilanzerstellung bis zu den Grenzen des § 125 idF BAO BGBL I 9/1998 (Umsatz bis € 400.000,--; bei Lebensmitteleinzelhändlern und Gemischtwarenhändlern rund € 580.000,--)


Buchhalter nach BibuG (BH)

  • Geschäftsbuchhaltung
  • Saldenlisten für Betriebe
  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung
  • Kalkulatorische Buchhaltung (Kalkulationen)
  • Sämtliche Beratungsleistungen im Zusammenhang mit den oben angeführten Punkten
  • Sämtliche Tätigkeiten gemäß § 32 GewO – zB
    • Verkauf von Buchhaltungssoftware
    • User-Schulung für die Software etc


Gewerbliche Buchhalter (GBH)

  • Finanzbuchhaltung bis Saldenlisten
  • Kalkulatorische Buchhaltung
  • Abgabe von Umsatzsteuervoranmeldungen und zusammenfassenden Meldungen
  • Personalverrechnung
  • Einnahmen-Ausgaben-Rechnung


Selbstständige Buchhalter (SBH)
Der Beruf „Selbstständiger Buchhalter“ ist mit umfangreichen Berufsrechten ausgestattet:

  • Buchhaltung
  • Kostenrechnung
  • Personalverrechnung
  • Bilanzerstellung (Umsatzgrenzen sind zu beachten – §125 BAO)
  • Beratungsrechte in allen Bereichen der Buchhaltung
  • Eingegrenzte Vertretungsrechte


Steuerberater
Der Steuerberater ist das wohl, allein aus der Sicht der Kompetenzen, umfangreichste Berufsbild in dieser Runde. Vor allem die umfangreichen Vertretungsbefugnisse eines Steuerberaters sind ein stark herausstechendes Kriterium:

  • Begleitung der Unternehmensgründung
  • Betriebsübergabenbegleitung
  • Entwicklung einer optimalen steuerlichen Unternehmensstrategie
  • Unternehmerische Zukunftsprojekte
  • Unterstützung bei der Investitionsplanung (Planung und Kontrolle)
  • Strategische Finanzplanung
  • Jahresabschlüsse
  • Vertretung vor dem Sozialversicherungsträger
  • Begleitung bei Ausgleich und Konkurs
  • Informiert bei Änderungen der Rechtslage
  • Vertretung gegenüber der Finanzbehörde
  • Berufungsausarbeitung
  • Beurteilung steuerlicher Rechtsfragen
  • Vertretung in Finanzstrafsachen
  • Sicherheitsgebung bei Betriebsprüfungen
  • Beschwerden beim Verwaltungsgerichtshof - Einbringung
  • Beschwerden beim Verwaltungsgerichtshof – Mitwirkung
  • Ansprechpartner in Arbeitsrechtsfragen auf Basis der Steueragenden

Viele dieser Punkte, und vor allem für EPUs relevante Punkte, können natürlich auch von einem Unternehmensberater angeboten werden.

 

Die Qual der Wahl

Entscheidend für die Wahl des Buchhaltungspartners sind sicherlich die Anforderung an Dienstleistungen und der Grad der Auslagerung, die man sich wünscht. Als EPU-Betrieb sind/haben Sie sicherlich

  • Einnahmen-Ausgaben-Rechner (daher nicht bilanzpflichtig)
  • ohne Mitarbeiter (Sie selbst sind daher im Normalfall nach GSVG versichert)
  • eine eher überschaubare Investitions- und Finanzplanung
  • ein überschaubares Ausmaß an Buchungsdaten und Buchungssätzen.

Für Sie persönlich ist vor allem eine vertrauensvolle Beziehung zu einem der wichtigsten Partner in Ihrem unternehmerischen Leben wichtig. Egal ob Buchhalter oder Steuerberater: Ihm oder ihr sind all Ihre Zahlen bekannt. Wenn Sie dieser Person nicht vertrauen können, so sind alle anderen Faktoren, wie Preis oder Erreichbarkeit, völlig unerheblich. Vertrauen ist sicherlich das wichtigste Kriterium. Es hilft Ihnen auch wenig, wenn Ihnen der oder die Person empfohlen wird. Fassen Sie mehrere Empfehlungen zusammen, führen Sie Erstgespräche über Preise, Leistungen und Betreuung, und entscheiden Sie dann aufgrund des Gesamtpakets, aber immer mit der Priorität Vertrauen.
Natürlich kann in diesem Buch keine eindeutige Empfehlung, welche Art von buchhalterischer und steuerlicher Begleitung für Sie ausreichend ist, gegeben werden. Vielfach ist dies auch nicht notwendig, da der Preis der Leistungen oftmals schon als Kriterium herangezogen werden kann.

Tipp: Lassen Sie sich von Ihrem Buchhaltungspartner ein schriftliches Angebot geben, in dem sämtliche Leistungen (bis hin zu gesonderten Tätigkeiten, der Erstellung von Jahresabschlüssen und ähnlich umfangreichen Tätigkeiten) aufgelistet sind. Damit ist eines ein- und ein anderes ausgeschlossen. Eine klare vertragliche Vertrauensbeziehung – das böse Erwachen.

Vielfach unterschätzt ist die Beziehung, gerade für kleine Unternehmen, zu ihren Lieferanten. Jeder Händler, Dienstleister oder Produzent, mit dem Sie in längerfristigem Kontakt sind, kann als „echter“ Lieferant bezeichnet werden. Nicht direkt unter diese Kategorie fallen alle sporadischen Einkäufe, die Sie über das Internet oder als Laufkundschaft tätigen. Natürlich kann man den Bestellservice einer Internetplattform ebenso bewerten und kategorisieren, jedoch sind diese Angebote meist auch sehr schnell durch andere ersetzbar. Dies ist normalerweise bei langfristig gedachten Lieferantenbeziehungen nicht so einfach der Fall. Hier ist meist eine vertragliche Beziehung mit speziellen Liefer- und Leistungskonditionen – Rabatte, Lieferzeiten, Bestellmengen usw. – hinterlegt.
Es ist nicht unüblich, seine Lieferanten nach selbst festgelegten Kriterien, in A-, B- oder C-Lieferanten, einzuteilen. Diese Kriterien sollen den Umgang und die Einschätzung der Lieferdringlichkeit, und somit die richtige Auswahl des Lieferanten, erleichtern.

 

Spezialfall Webspace- und Webserviceprovider

Nichts kann für einen Betrieb, der einen großen Teils seines Außenauftritts über das Internet (sei es per Email und/oder Webseite) realisiert, schmerzlicher sein, als der Ausfall von Mail- und/oder Webservern.
Vielfach läuft bei den meisten Betrieben bis zu 90% der Kunden- und Lieferantenkommunikation über Emails ab. Mehrere Stunden oder Tage nicht erreichbar zu sein kann nicht nur lästig, sondern vor allem finanziell schadhaft sein. Gerade Wochenenden sind hier gefährdet. Denn die Zeiten, an denen niemand am Samstag und Sonntag erreichbar war sind längst vorbei. Geschäftliche „Post“ wird, gerade von kleineren und mittleren Betrieben, gerne am Wochenende abgewickelt, weil das normale Tagesgeschäft dann eher ruht und somit mehr Zeit für Verwaltung und andere betriebliche Aktivitäten verfügbar ist. Ausnahmen, wie Markthandel und andere wochenendlastige Berufe bestätigen diese Regel.
Die richtige Wahl des Internetpartners ist daher aus den obigen Gründen von entscheidender Bedeutung.
Legen Sie bei der Auswahl strenge Kriterien an und lassen Sie sich nicht mit Kombipaketen von Telefon-/Kabel- oder Mobiltelefonanbietern locken. Billig kann hier sehr teuer bedeuten.

 

Auswahlkriterien

Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen, kurz AGB’s genannt, sind wohl eine der am wenigsten gelesenen verbindlichen Vertragsdokumente. Hier herrscht allgemein die Meinung vor: „Kann ich eh nicht ändern – ist so wie es ist“. Dies ist zwar bei einem Massenmarkt mit sehr vielen Kunden sicherlich richtig, aber warum muss ich mich für solch eine Lösung überhaupt entscheiden?
Wie in vielen anderen Bereichen auch, gibt es meist kleinere regionale Anbieter, die sehr bemüht um ihren Kundenstock sind und zusätzliche Services, wie Umsetzung von Webshops, Suchmaschinenranking-Optimierung und andere Dienstleistungen, anbieten.
Wenn Sie jedoch eher einen großen Anbieter bevorzugen, aus der Sicht von Ausfallssicherheit und telefonischem Service, der für solche Unternehmen leichter finanzierbar ist, dann ist es umso wichtiger die AGB’s einem genaueren Studium zu unterziehen.
Prüfen Sie diese auf folgende Kriterien:

  • Zugesicherte telefonische Erreichbarkeit/Servicezeiten
  • Zugesicherte Verfügbarkeit
    • Prozente gesamt (zB 95%)
    • Einschränkung auf Tageszeiten oder Wochentage
  • Schadenersatz- und Haftungsausschlüsse
  • Einseitiges Kündigungsrecht/Einstellung des Dienstes
  • Zusätzliche Kosten für Services (Änderungen, Support, Hotline etc)
  • Backup der Daten (Sicherung Ihrer Webpage auf Sicherungsdatenträger)
  • Kündigungsfristen/Bindefristen

Nicht unwesentlich abseits der AGB’s ist es, ob Sie bei Anfragen mit einem Call Center oder direkt mit einem kompetenten Techniker sprechen. Nichts kann anstrengender sein, als gefühlte 100 Stunden zu warten und dann den gleichen Problemtext wiederum gefühlten 740 Mitarbeitern erzählen zu müssen.

Tipp:Wenn auf der Webpage des Anbieters vorhanden, schauen Sie sich die Referenzliste an oder fordern Sie eine per Email. Je mehr große Unternehmen dort aufgeführt sind, desto wahrscheinlicher ist eine entsprechende Servicequalität – welche hoffentlich auch den kleinen Kunden zu Gute kommt. Denn, wie überall gilt es Vorteile, die man leicht am Markt lukrieren kann, auch für sich selbst zu nutzen. Schauen Sie vor allem auch nach, wie lange die Firma schon existiert und wem sie gehört. Über das Portal der Wirtschaftskammer kann dies abgefragt werden.

Link-Box:
http://www.wko.at
und dann auf Firmen A-Z klicken (steht unterhalb des im rechten Teil der Webseite stehenden großen Suchfeldes).

Wenn Sie nun einige verschiedene Anbieter und deren Daten gesammelt haben, dann können Sie sich folgende Fragen stellen:

 Frage Detail
Ο Was brauche ich an Speicherplatz?  
Ο Welche technischen Voraussetzungen benötige ich? Windows, Linux, PHP, .net?
Ο Will ich einen Webshop betreiben?  
Ο Entsprechen die AGB’s meinen Vorstellungen? Wo stimmen diese überein, wo weichen diese elementar ab?
Ο Preis Monatspauschale, was ist inkludiert, was muss extra bezahlt werden?
Ο Kundenstruktur  
Ο Wo ist der Sitz der Firma? Österreich/Region/im Ausland (EU oder außerhalb EU)?
Ο Wie sieht die telefonische Erreichbarkeit aus? Einschränkungen (Zeiten/Tage) Call Center oder Techniker?
Ο Bietet der Provider seine Leistungen nur Geschäftskunden, oder auch Privatkunden, an?  

Die Auswahl der Kooperationspartner ist wohl eine der schwierigsten Entscheidungen im EPU Bereich. Einerseits ist es vielfach ohne gute Kooperationspartner nicht möglich an gewisse Aufträge heranzukommen, auf der anderen Seite – und sei dies nur oberflächlich betrachtet – kann man in Abhängigkeiten zu anderen geraten, die scheinbar unkontrollierbar sind.
Es gibt keinen eindeutigen Schlüssel, der Kooperationen qualifizieren kann oder disqualifiziert. Vielfach liegen sehr starke persönliche Bindungen, langfristige – aber einseitige – strategische und emotionale Entscheidungsgründe dahinter.
Es gibt jedoch einige Kriterien, die es immer einzuhalten gilt.

 

Kooperationsverträge

Gehen Sie Kooperationen – egal ob diese auf Zeit oder unbestimmte Zeit abgeschlossen sind, ob diese ein Projekt umfassen oder eine Serie von Projekten – nur in Schriftform ein und achten Sie dabei auf einige inhaltliche Mindesterfordernisse.

Check Box vertragliche Inhalte:
Inhalt Detail
Präambel Präambeln sind nicht nur als Elemente von Staatsverträgen tauglich, denn
  • sie drücken die gemeinsame Ausgangsbasis aus
  • sie definieren die gemeinsame Vorgangsweise
  • sie lassen Raum für Abgrenzungen und Einschränkungen
Glossar Begriffe, die ein- oder mehrmals im Vertrag vorkommen, sollten an einer zentralen Stelle definiert sein. Dadurch können begriffliche Missverständnisse ausgeschlossen werden.
Vertragsstrafen Was passiert, wenn eine Vertragspartei vorsätzlich die Regelungen des Vertrags – hinsichtlich festgelegter Kriterien – verletzt?
Aufgabengebiete Wer übernimmt welches Aufgabengebiet/Verant¬wortungsgebiet? Wie ist dieses genau abgegrenzt, wo liegen die Schnittstellen zum Vertragspartner/zu den Vertragspartnern?
Kooperationsumfang Was ist durch die Kooperation exakt umschlossen? Wo gilt diese und wo ist diese ungültig?
Abgrenzung Enthalten meist das wechselseitige Verbot der Abwerbung von Kunden des Vertragspartners. Ebenso enthalten diese Abgrenzungen mögliche wechselseitige Wettbewerbsverbote/Wettbewerbseinschränkungen und eventuell Exklusivitätsvereinbarungen
Vertragsziel
Das Vertragsziel enthält, wenn nicht bereits in der Präambel ausformuliert, eine möglichst umfassende und exakte Beschreibung der gemeinsamen Ziele, die durch diesen Vertrag verfolgt werden.
Beendigungsbedingungen Wann und unter welchen Umständen kann eine Vertragspartei den Vertrag auflösen? Mit welchen Konsequenzen? Endet der Vertrag eventuell (zB mit Projektende) automatisch?
Festlegung der Vertragsrisiken und Maßnahmen Welche Risiken des Vertrages existieren und wie kann man ihnen bereits im Vertrag entgegenwirken – zB durch wechselseitige Vorlage von Haftpflichtversicherungen und anderen risikoabfedernden Versicherungen?
Kostenverteilung unter den Vertragsparteien
Rechtskreis Welches nationale oder internationale Recht kommt in diesem Vertrag zur Anwendung?
Beiderseits einzubringende finanzielle Sicherheiten Bankgarantien (Höhe, Dauer, Abruf), andere Sicherstellungen (Belehnungen etc), Projektkassa etc.

 

Vertragsrisiken

Ein wesentlicher Bestandteil der Vorbereitung, ob Sie diese Kooperation nun eingehen oder nicht, ist eine Abschätzung der Vertragsrisiken.
Gerade diese Bewertung (vor allem beim Eintreffen eines Worst Case) hilft Ihnen, das Risiko aus der Beziehung richtig zu bewerten und letztendlich zu verkleinern. Einen gänzlichen Risikoausschluss zu suchen ist zwar „nett“, aber in wirtschaftlichen Beziehungen lächerlich. Man kann bei Projekten und anderen wirtschaftlichen Beziehungen nun einmal nicht alle Risiken ausschließen, aber man kann eben genau diese, für alle Vertragsparteien, zu minimieren versuchen.
Daher müssen diese Risiken auch im Kooperationsvertrag inhaltlich Eingang finden.
Natürlich kann sich auch das betroffene Marktumfeld, auf dem gemeinsam operiert werden sollte, verändern und so die gemeinsame Durchführung und Umsetzung der Kooperation erschweren oder verhindern. Gegen dieses Risiko kann man sich im Vertrag zwar nicht „versichern“ aber man kann dieses Risiko durch externe Risikoversicherungen teilweise abdecken.

Tipp: Finanzielle Risiken, welche durch den Vertragspartner möglicherweise schlagend werden können, werden inzwischen vielfach durch Bankgarantien, also der Zahlungszusage des offenen Betrages an den Vertragspartner durch Abruf, abgedeckt. Bevor Sie diese jedoch selbst (für die Absicherung Ihres Vertragspartners) ausstellen, informieren Sie sich bei Ihrer Bank über die Kosten und allfällige Alternativen zur Bankgarantie. Bankgarantien können, auf längere Zeit oder bei größeren Beträgen, durchaus kostenintensiv werden.

 

Die größte kaufmännische Kunst – der Verzicht

Wenn bereits alle eigenen Risikoanalysen, finanziellen Aspekte und vielfach auch das Bauchgefühl gegen eine Kooperation oder ein Projekt sprechen, hören Sie darauf. Ein Geschäft nicht zu machen bedingt, neben dem Aspekt auf etwas zu verzichten – was bereits im Vorfeld mit Risiko und schlechten Chancen behaftet ist –nicht nur den Entgang von Umsätzen, sondern auch durchaus positive Aspekte (und dies ist nicht zynisch zu verstehen):

  • Zusätzlich gewonnene Erfahrung darüber, was in Zukunft zu vermeiden oder zu beachten ist
  • Zeit für andere Projekte und Aufträge
  • Die Überprüfung der aktuellen Kooperation(en)
  • Die Überprüfung der eigenen Wettbewerbsfähigkeit (Auftrag alleine abwickeln, finanzielle Ausstattung des Unternehmens etc)
  • Die Suche nach neuen Projekt- und Kooperationspartnern

Gerade die Option der Auftragsabwicklung ohne Kooperationspartner, wenn möglich, kann umgekehrt einige neue Möglichkeiten eröffnen, da man das Profil des eigenen Unternehmens meist erweitern muss. Zusätzliche Qualifikationen, der Zukauf externer Leistungen ohne vertragliche Kooperation sowie ein Projekt-Auftrags¬controlling sind nur einige Punkte, die zukünftig die Schlagkraft, Dynamik und Flexibilität des eigenen Unternehmens erheblich stärken können. Und hat natürlich auch den Effekt, einmal den Weg durch eine eigene negativ getroffene Entscheidung gegangen zu sein.
Dies mag natürlich verdächtig nach alter Binsenweisheit klingen und den berühmten „na net na na!“ Effekt auslösen, aber manchmal bedarf jeder einer kurzen Erinnerung an das so oder so Bekannte und Logische.
Das „na net na na!“ kann man ja trotzdem denken.