Buchhaltung

Finanzen

Buchhaltung

Neben der ausdrücklichen Empfehlung, die Buchhaltung an eine Fachkraft auszulagern, ist ein eigener Überblick natürlich zu jeder Zeit wichtig. Wenn man nun nicht ein eigenes Buchführungsprogramm benötigt, oder kein "Profi" auf dem Gebiet von Excel ist, gibt es inzwischen sehr gute und vor allem leistbare Online-Alternativen im Internet, die eine zentrale Verwaltung aller wichtigen unternehmerischen Daten erlaubt. Diese Daten umfassen vor allem nachfolgende Punkte, die immer im unternehmerischen Fokus liegen müssen.

  • Einnahmen
  • Ausgaben
  • Kassabuch
  • Lieferanten
  • Kundendaten
  • Angebote
  • Aufträge
  • Rechnungen/Stornos/Mahnungen
  • Zentrale Stammdatenverwaltung
  • Artikel und Dienstleistungen
  • Auswertungen und Statistiken

Der Vorteil bei softwaretechnischen Gesamtlösungen, in welchen die obigen Daten hinterlegt werden, liegt eindeutig in der Quervernetzung der Daten untereinander. So können Kundendaten nicht nur die jeweiligen Adressdaten, sondern auch Umsatzdaten, Zahlungsmoral, Rechnungsdaten, Angebote und viele andere statistische Auswertungen zugeordnet werden. Und genau diese Möglichkeit ist ein enormes Zeiteinsparungspotential in der Verwaltung meines Unternehmens.

Link-Box:
http://www.epunet.com
Diese Seite beinhaltet nicht nur ein sehr übersichtlich und leicht zu konfigurierendes Online Tool für EPUs, sondern auch zu einem sehr guten Preis. Für € 12,-- netto im Monat (€ 14,-- brutto) Gesamtpreis ist ein E-Mail-Erinnerungsdienst inkludiert.

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Link-Box:
http://www.foxyoffice.eu/
Das Online-Portal ist mit einem CRM Modul (Kundenmanagement) sowie einem Business-Termin-Kalender und einigen anderen zusätzlichen unternehmerischen Tools ausgestattet. Maximaler Preis pro Monat: € 6,90 netto.

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Natürlich gibt es noch andere Produkte, die an dieser Stelle auch erwähnt seien, aber wir denken, dass epunet.com und foxyoffice.eu ein sehr gutes Preis-Leistungsverhältnis haben.

 

 

Angebote sind nicht nur eine Chance zur Auftragsgewinnung, sondern auch, aus Sicht des Kunden, eine Möglichkeit verschiedene Unternehmen miteinander zu vergleichen. Manchmal sind sie aber auch ein Druckmittel, um den Preis des bevorzugten Lieferanten zu drücken.
Aus dieser Position heraus sollten Sie Ihre Angebotsgestaltung durchführen. Gerade für EPU-Betriebe ist es von großer Bedeutung, die Angebote „immer“ in den richtigen Bereich zu legen. Entscheidend dabei sind die nachfolgenden Faktoren, die im Zusammenspiel mit dem Preisargument zu sehen sind. Natürlich gibt es so etwas wie „marktübliche“ Preise, die eine Orientierungshilfe anbieten können. Dies nützt jedoch herzlich wenig, wenn der Mitbewerb es sich leisten kann, aufgrund strategischer Überlegungen, einfach hart unter diesem Preis anzubieten. Wenn es für Sie nicht machbar ist, dabei mitzuziehen, müssen andere Argumente deutlich aus Ihrem Angebot entnehmbar sein, wie zum Beispiel:

  • Verfügbarkeit der Ware und/oder Leistung – Liefertermine
  • Zahlungskonditionen (Skonto, Zahlungsziele, Rabatte)
  • Leistungsgarantie
  • Qualitätsmerkmale (Zertifikate etc)
  • Durchdachte „Allgemeine Geschäftsbedingungen“
  • Übersichtliche Struktur (optionale Positionen klar als solche ausweisen)
  • Kurze Firmenhistorie und Firmenziele
  • Nachweis von Kompetenzen
  • Referenzen in Form von „Erfolgsgeschichten“ – sogenannten Success Stories – dokumentieren.

Natürlich kann in die Preise ein gewisser „Wintermantel“ eingerechnet werden, der bei Bedarf auch wieder herausgerechnet werden kann. Zwischen 5 und 8% Aufschlag auf den Nettopreisen ist nicht unglaubwürdig als möglicher Preisnachlass in den Verhandlungen. Größere Nachlässe lassen das grundlegende Angebot manchmal bereits als unseriös erscheinen. Es ist tatsächlich nicht immer von Vorteil jeden Auftrag auf Biegen und Brechen machen zu müssen, da die Annahme eines Auftrages mit schlechten Rahmenbedingungen und Konditionen, wenn nicht bereits schriftlich Folgeaufträge zu besseren Konditionen fixiert sind, absolut finanzielle negative Konsequenzen für Ihr Unternehmen haben können.
Natürlich gibt es eine Erfolgsgarantie für Angebote und schon gar keine Garantie für Aufträge, aber die Qualität von Angeboten lässt trotzdem auf Rückschlüsse auf die Qualität der angebotenen Leistung zu, immer unter der Voraussetzung, dass man schlechte Qualität nicht hinter einer hübschen Fassade verstecken möchte. Dies kann eben durch die Beilage von Zertifikaten, Projektablaufplänen und anderen kompetenzorientierten Dokumenten vermieden werden. Der Rest ist Verhandlungssache.

Controlling ist natürlich ein Instrument der Finanzverwaltung von Unternehmen, welches vielfach in anderen Dimensionen, als den Umsätzen von EPU-Betrieben, angesiedelt ist. Und dies stimmt natürlich teilweise auch, da Konzerne und größere Unternehmen eine vielfach komplexere Struktur haben, bereits Projekte mit Kostenstellen und anderen strukturellen Elementen aufgebaut und durchsetzt sind und es einer ständigen Überwachung, um die Übersicht zu behalten, bedarf.
Diese ständige Kontrolle und Überwachung ist aber auch für EPU-Betriebe notwendig und von großem Vorteil - aber natürlich mit wesentlich weniger Aufwand möglich.
Betrachten Sie die wichtigsten Faktoren für Ihren Umsatz. Hinterlagern Sie diesen einmal mit folgenden Fragen:

  • Was ist denn eigentlich nötig, um diesen Umsatz zu erzielen?
  • Welche Kosten entstehen, die konkret einem Umsatz (Ware/Projekt) zuordenbar sind?
  • Welche Kosten fallen allgemein in Betrieb an, die im Durchschnitt auf die Umsätze umlegbar sind?
  • Was kostet meine eigene Zeit?
  • Wieviele Akquisekosten/Kundenwerbekosten muss ich, umgelegt auf die tatsächlichen Umsätze (Waren/Projekte), aufwenden?
  • Gibt es Abweichungen des tatsächlichen Aufwands gegenüber dem Angebot/der Bestellung?
  • Welche Kosten entstehen durch Lieferausfälle und Lieferanten?
  • Welche Einsparungspotentiale sind ungenutzt?
  • Wenn ich Leistungen und Waren zukaufe, sind diese für mich dann günstiger, als wenn ich diese selbst durchführe oder erzeuge?
  • Kosten für geplante betriebsfremde Leistungen?

Der absolut entscheidende Faktor ist, sämtliche betrieblichen Vorgänge, Leistungsströme und Geldströme den Umsätzen zuordnen zu können. Wie schon in Kapitel 3 (Gründungsvorbereitung) angeführt, ist die Kalkulation der eigenen Preise eine der grundlegendsten Aufgaben.

 

Buchtipp für Controlling- und Excelhungrige

Gumpetsberger/Hueber/Schützinger A./Schützinger H., Praxistools zur Unternehmenssteuerung, dbv Verlag, Graz 2010.